Robin Transportation Systems Inc.
Politique de confidentialité RTSI
Politique de confidentialité
Date d'entrée en vigueur : 7 février 2026
Chez Robin Transportation Systems Inc., nous nous engageons à protéger votre vie privée et à traiter vos renseignements personnels de manière responsable et transparente. La présente politique s'applique aux renseignements recueillis par l'entremise de notre site Web et dans le cadre de la prestation de nos services de transit de marchandises, de soutien et coordination douaniers et de logistique.
1. Introduction
La présente Politique de confidentialité décrit comment Robin Transportation Systems Inc. (« RTSI », « nous », « notre » ou « nos ») recueille, utilise, divulgue et protège les renseignements personnels lorsque vous visitez notre site Web à www.robintransportation.com ou que vous utilisez nos services de transit de marchandises, de soutien et coordination douaniers et de logistique.
Nous nous engageons à protéger votre vie privée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada, au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne et au California Consumer Privacy Act (CCPA/CPRA), le cas échéant.
En utilisant notre site Web ou en retenant nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Politique de confidentialité.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels chargé de veiller à notre conformité aux lois applicables en matière de protection de la vie privée et de répondre à vos demandes à ce sujet :
[PRIVACY OFFICER TITLE]
Robin Transportation Systems Inc.
Email: admin@robintransportation.com
Phone: 905-612-0755
[Espace réservé : confirmer le nom et le titre du responsable de la protection des renseignements personnels avec le client.]
3. Renseignements que nous recueillons
a) Lorsque vous nous contactez ou demandez un devis
Lorsque vous soumettez un formulaire de contact, demandez un devis de fret ou communiquez avec nous par courriel ou par téléphone, nous pouvons recueillir :
- Nom et titre du poste
- Adresse courriel et numéro de téléphone
- Nom et adresse de l'entreprise
- Détails d'expédition (origine, destination, type de marchandise, poids, dimensions)
- Mode de service préféré (aérien, maritime, terrestre)
b) Lorsque vous utilisez nos services
Lorsque nous fournissons des services de transit de marchandises, de soutien et coordination douaniers ou de logistique, nous pouvons recueillir des renseignements supplémentaires nécessaires à la prestation des services et à la conformité réglementaire :
- Pièces d'identité délivrées par le gouvernement (passeport, permis de conduire, numéro d'importateur)
- Numéro d'entreprise, inscription à la TPS/TVH et numéros de compte en douane
- Factures commerciales, listes de colisage et certificats d'origine
- Déclarations de marchandises dangereuses et fiches de données de sécurité
- Coordonnées bancaires ou références de crédit (pour le paiement et l'évaluation du crédit)
c) Données propres au secteur
Certains de nos services spécialisés nécessitent des renseignements personnels sensibles :
- Rapatriement de dépouilles : certificat de décès, documentation sur la cause du décès, coordonnées des proches parents, passeport du défunt, correspondance consulaire
- Effets personnels et déménagements haut de gamme : listes d'inventaire du ménage, renseignements de passeport ou de visa
- Marchandises dangereuses : numéros d'urgence accessibles 24 heures sur 24
Nous ne recueillons des renseignements personnels sensibles qu'avec votre consentement exprès et uniquement dans la mesure nécessaire à la prestation des services et à la conformité réglementaire.
d) Renseignements recueillis automatiquement
Lorsque vous visitez notre site Web, nous recueillons automatiquement certains renseignements au moyen de témoins et de technologies similaires :
- Pages consultées, durée de la session et parcours de navigation
- Type d'appareil, système d'exploitation et navigateur
- Emplacement géographique approximatif (ville et pays, dérivé de l'adresse IP)
- Site Web de provenance ou termes de recherche
Votre adresse IP est utilisée pour déterminer votre emplacement approximatif, puis elle est éliminée. Nous ne conservons pas les adresses IP dans nos outils d'analyse.
4. Comment nous utilisons vos renseignements
Nous utilisons les renseignements personnels recueillis pour :
- Répondre à vos demandes et fournir des devis de fret
- Fournir des services de transit de marchandises, de soutien et coordination douaniers et de logistique
- Coordonner les donnees douanieres et les documents de soutien avec des partenaires courtiers en douane canadiens agrees, qui gerent les soumissions reglementees a l'ASFC
- Nous conformer à la Loi sur les douanes, à la Loi sur le transport des marchandises dangereuses et aux autres exigences réglementaires
- Coordonner avec les transporteurs, agents et organismes gouvernementaux concernés par votre expédition
- Traiter les paiements et gérer les comptes
- Communiquer l'état de votre expédition et les mises à jour du service
- Améliorer notre site Web et nos services au moyen d'outils d'analyse
Nous ne vendons, ne louons ni ne partageons vos renseignements personnels avec des tiers à des fins de marketing.
5. Base juridique du traitement
Nous traitons vos renseignements personnels sur les bases suivantes :
- Consentement : consentement implicite lorsque vous soumettez volontairement un formulaire de contact ou une demande de devis. Consentement exprès pour les renseignements sensibles (documents de rapatriement, pièces d'identité gouvernementales, déclarations de marchandises dangereuses).
- Nécessité contractuelle : traitement nécessaire à la prestation des services de transit de marchandises, de soutien et coordination douaniers ou de logistique que vous nous avez demandés.
- Obligation légale : traitement nécessaire pour se conformer à la Loi sur les douanes, à la Loi sur le transport des marchandises dangereuses, aux règlements de l'ACIA et aux autres lois applicables.
- Intérêts légitimes : analyse du site Web pour améliorer nos services, à condition que cela n'outrepasse pas vos droits à la vie privée.
Pour les résidents de l'UE, consultez la section 15 pour plus de détails sur les bases licites du RGPD.
7. Transferts internationaux de données
Vos renseignements personnels peuvent être traités dans des pays autres que le Canada, notamment :
- États-Unis : infrastructure auto-hébergée et Cloudflare (hébergement et diffusion en périphérie), Google Analytics, Google Workspace
- Union européenne (France/Allemagne) : Brevo (serveurs de livraison de courriels)
- Pays de destination : autorités douanières et agents dans les pays où votre fret est expédié
Le Canada bénéficie d'une décision d'adéquation au titre du RGPD (renouvelée en janvier 2024), ce qui signifie que la Commission européenne reconnaît que le Canada offre un niveau de protection des données adéquat. Lorsque des données sont transférées vers d'autres juridictions, nous nous appuyons sur des ententes de traitement des données conclues avec nos fournisseurs de services, comportant des garanties appropriées.
En vertu de la LPRPDE, les organisations peuvent transférer des renseignements personnels à des sous-traitants tiers situés à l'extérieur du Canada, à condition que les renseignements bénéficient d'un niveau de protection comparable.
9. Conservation des données
Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente politique, ou tel que l'exige la loi :
| Catégorie de données | Période de conservation | Source |
|---|---|---|
| Dossiers et déclarations en douane | 6 ans | Loi sur les douanes, art. 40(1) et 43(1) |
| Documents relatifs aux marchandises dangereuses | 2 ans | Règlement sur le TMD |
| Dossiers d'atteinte à la vie privée | 24 mois | LPRPDE |
| Analyse du site Web | 2 à 26 mois | Configuration GA4 |
| Soumissions de formulaires de contact | Jusqu'à la réalisation de l'objectif | LPRPDE, principe 5 |
| Correspondance d'affaires | 6 ans | Bonne pratique (alignée sur les douanes) |
Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les supprimons ou les dépersonnalisons de façon sécuritaire.
10. Vos droits en matière de vie privée
Selon votre juridiction, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :
Toutes les personnes (LPRPDE)
- Accès : demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
- Rectification : demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets
- Retrait du consentement : retirer votre consentement au traitement de vos renseignements, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles
- Contestation de la conformité : contester notre conformité à la LPRPDE en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels
- Plainte : déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP)
Résidents de l'UE (RGPD)
Si vous êtes situé dans l'Union européenne, vous disposez de droits supplémentaires. Consultez la section 15 pour plus de détails.
Résidents de la Californie (CCPA)
Si vous êtes un résident de la Californie, vous disposez de droits supplémentaires. Consultez la section 16 pour plus de détails.
Comment exercer vos droits
To exercise any of your rights, please submit a request in writing to our Privacy Officer at admin@robintransportation.com or call 905-612-0755. We will respond within 30 days of receiving your request.
11. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels, notamment :
- Chiffrement des données en transit au moyen de HTTPS/TLS
- Contrôles d'accès limitant l'accès aux renseignements personnels au personnel autorisé
- Infrastructure infonuagique auto-hébergée sécurisée et protégée par Cloudflare
- Ententes de traitement des données conclues avec tous les fournisseurs de services tiers
Bien que nous prenions des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements, aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n'est totalement sécurisée. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée, veuillez communiquer immédiatement avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.
12. Notification en cas d'atteinte
En cas d'atteinte à la vie privée présentant un risque réel de préjudice important, nous allons :
- Aviser le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada dès que possible
- Aviser les personnes touchées dès que possible, en décrivant l'atteinte, les renseignements concernés et les mesures que nous prenons
- Tenir un registre de toutes les atteintes pendant 24 mois, comme l'exige la LPRPDE
Pour les résidents de l'UE, nous aviserons l'autorité de contrôle compétente dans les 72 heures suivant la prise de connaissance d'une atteinte, comme l'exige le RGPD.
13. Vie privée des enfants
Notre site Web et nos services ne s'adressent pas aux enfants de moins de 13 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants. Si vous croyez que nous avons recueilli par inadvertance des renseignements auprès d'un enfant, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels et nous les supprimerons rapidement.
14. Modifications à la présente politique
Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre pour refléter des changements dans nos pratiques ou dans les lois applicables. Lorsque nous apportons des changements, nous mettons à jour la date d'entrée en vigueur au haut de cette page. Nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente politique.
15. Nous joindre et plaintes
Si vous avez des questions sur la présente Politique de confidentialité ou si vous souhaitez exercer vos droits en matière de vie privée, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :
Phone:905-612-0755
Dépôt d'une plainte
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer une plainte auprès de :
- In Canada, contact the Office of the Privacy Commissioner of Canada.
- In the European Union, contact your local Data Protection Authority (DPA).
- In California, contact the California Attorney General's Office.
16. Renseignements supplémentaires pour les résidents de l'UE
Si vous êtes situé dans l'Espace économique européen (EEE), les dispositions supplémentaires suivantes s'appliquent en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD) :
Bases licites du traitement
- Exécution d'un contrat : traitement de vos détails d'expédition et de votre documentation douanière pour fournir les services que vous nous avez demandés
- Obligation légale : traitement des documents de soutien douanier, des dossiers de declarations soumis par les courtiers agrees et de la documentation sur les marchandises dangereuses, comme l'exige la loi
- Consentement : les témoins d'analyse (GA4) ne sont activés qu'avec votre consentement préalable
- Intérêts légitimes : amélioration de notre site Web et de nos services, à condition que cela n'outrepasse pas vos droits
Vos droits en vertu du RGPD
En plus des droits énumérés à la section 10, vous avez le droit à :
- Portabilité des données : recevoir vos données personnelles dans un format structuré et lisible par machine
- Limitation du traitement : demander que nous limitions le traitement de vos données dans certaines circonstances
- Opposition : vous opposer au traitement fondé sur les intérêts légitimes
- Effacement : demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve des exigences légales de conservation
Nous répondrons aux demandes RGPD dans un délai d'un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires pour les demandes complexes, auquel cas nous vous informerons de la prolongation.
Décision d'adéquation
Le Canada bénéficie d'une décision d'adéquation au titre du RGPD accordée par la Commission européenne (renouvelée en janvier 2024), reconnaissant que la législation canadienne sur la vie privée offre une protection adéquate pour les données personnelles transférées depuis l'UE.
17. Renseignements supplémentaires pour les résidents de la Californie
Si vous êtes un résident de la Californie, les dispositions supplémentaires suivantes s'appliquent en vertu du California Consumer Privacy Act (CCPA) et du California Privacy Rights Act (CPRA) :
Catégories de renseignements personnels recueillis
Au cours des 12 derniers mois, nous avons recueilli les catégories de renseignements personnels suivantes :
- Identifiants (nom, courriel, téléphone, adresse postale)
- Renseignements commerciaux (dossiers d'expédition, historique de service)
- Activité Internet (historique de navigation sur notre site Web, via GA4)
- Renseignements professionnels (nom de l'entreprise, titre du poste)
- Données de géolocalisation (approximatives, à partir de l'adresse IP)
Vos droits en vertu du CCPA
- Droit de savoir : demander les catégories et les éléments précis de renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet
- Droit de suppression : demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve des exigences légales de conservation
- Droit de rectification : demander la correction de renseignements personnels inexacts
- Droit de refus : refuser la vente ou le partage de renseignements personnels
We do not sell your personal information for monetary or other valuable consideration, nor do we share it for cross-context behavioral advertising.
Comment soumettre une demande
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Nous n'exercerons aucune discrimination à votre égard pour l'exercice de vos droits en vertu du CCPA.